Облік асоціацій

Бухгалтерський облік асоціацій для неурядових, громадських і неприбуткових організацій

Асоціація — це юридична особа, яка часто об’єднує членів для спільної мети: громадської, спортивної, культурної, освітньої, професійної, соціальної або іншої суспільно корисної діяльності. Хоча асоціації зазвичай створюються не для отримання прибутку, їх облік має вестися відповідально, зрозуміло і своєчасно.

Облік асоціацій має свої особливості: важливо правильно обліковувати членські внески, підтримку, фінансування, проєктні кошти, доходи від діяльності, витрати, волонтерську діяльність, заробітну плату, довгострокові активи та звіти. Навіть невелика асоціація має чітко обґрунтовувати, які кошти отримані, для чого вони призначені та як використані.

Kopernikas надає послуги бухгалтерського обліку асоціацій для неприбуткових організацій. Допомагаємо вести документи, обліковувати кошти, підготуватися до декларування, готувати фінансові дані та забезпечити зрозумілий обліковий процес.

Що таке асоціація?

Асоціація — це юридична особа, що діє на основі членства і зазвичай створюється для досягнення певної спільної мети. Асоціації можуть об’єднувати громади, спортивні клуби, професійні групи, культурні організації, освітні ініціативи, соціальні проєкти або інші види діяльності.

Діяльність асоціації часто фінансується за рахунок членських внесків, підтримки, проєктних коштів, фінансування, заходів, послуг або доходів від іншої діяльності. Тому важливо чітко розділяти різні джерела коштів і належно обґрунтовувати їх використання.

Хоча асоціація не є звичайною комерційною компанією, вона все одно має вести облік, зберігати документи, обґрунтовувати витрати, подавати декларації та готуватися до річної звітності.

Що таке облік асоціації?

Облік асоціації — це реєстрація фінансових операцій організації, ведення документів, членських внесків, підтримки, фінансування, проєктних коштів, доходів, витрат, податків, декларацій і фінансової звітності.

На відміну від звичайної комерційної компанії, в обліку асоціацій особливо важливо чітко показати, звідки отримані кошти і на що вони використані. Якщо асоціація отримує підтримку або проєктне фінансування, часто потрібно окремо відстежувати використання коштів за метою, проєктом або умовами фінансування.

Акуратний облік асоціації допомагає чітко бачити фінансове становище організації, обґрунтовувати використання членських внесків, підтримки та фінансування, своєчасно подавати декларації і звіти, підготуватися до завершення фінансового року, зменшити ризик помилок і зрозуміліше звітувати перед членами, правлінням, засновниками або фінансуючими сторонами.

Послуги бухгалтерського обліку асоціацій

Надаючи послуги обліку асоціацій, ми можемо подбати про:

• облік документів купівлі та продажу;
• облік банківських операцій;
• облік касових операцій, якщо використовуються готівкові кошти;
• облік членських внесків;
• облік підтримки та сум фінансування;
• облік проєктних коштів;
• облік компенсованих витрат і авансових звітів;
• облік заробітної плати, якщо асоціація має працівників;
• питання документування волонтерської діяльності;
• облік довгострокових активів;
• облік заборгованостей постачальникам і заборгованостей покупців;
• облік і декларування PVM, якщо асоціація є платником PVM;
• підготовку і подання податкових декларацій;
• підготовку річної фінансової звітності;
• консультації з поточних питань обліку.

Кому актуальний облік асоціацій?

Облік асоціацій актуальний організаціям, які хочуть вести свої фінанси зрозуміло, відповідально і без хаосу в останню хвилину. Ця послуга корисна як новоствореним асоціаціям, так і вже діючим організаціям, які отримують фінансування, виконують проєкти, мають працівників або хочуть передати облік спеціалістам.

• громадським організаціям;
• спортивним клубам і спортивним асоціаціям;
• культурним, мистецьким і творчим організаціям;
• освітнім і навчальним ініціативам;
• соціальним організаціям;
• професійним асоціаціям;
• неурядовим організаціям;
• організаціям, що здійснюють проєктну діяльність;
• асоціаціям, які отримують підтримку або фінансування;
• асоціаціям, які мають працівників;
• організаціям, яким потрібна зрозуміла фінансова звітність.

Облік асоціації для новоствореної організації

Новоствореній асоціації важливо з самого початку правильно організувати облікові процеси. Навіть якщо діяльність ще не ведеться активно, можуть виникнути перші витрати, установчі документи, банківські операції, членські внески, договори, фінансування або працевлаштування працівників.

Допомагаємо новим асоціаціям зрозуміти, які документи потрібно зберігати, як вести членські внески, як реєструвати доходи і витрати, як обліковувати підтримку або фінансування, як вести банківські операції, коли можуть виникнути обов’язки з декларування і як підготуватися до річної фінансової звітності.

Правильно розпочатий облік асоціації дозволяє уникнути помилок, які пізніше можуть ускладнити підготовку звітів, обґрунтування використання фінансування або передачу обліку.

Специфіка обліку асоціацій

Облік асоціацій має свої особливості, тому що організації часто отримують кошти різного характеру: членські внески, підтримку, фінансування, дотації, проєктні кошти або доходи від діяльності. Тому важливо правильно розділяти джерела цих коштів та їх використання.

В обліку асоціацій часто виникають питання щодо обліку членських внесків, отримання і використання підтримки, обліку сум фінансування, обліку проєктних коштів, віднесення витрат до конкретних проєктів або напрямів діяльності, документування волонтерської діяльності, компенсованих витрат, заробітної плати, обов’язків PVM, довгострокових активів і звітів для членів, правління, фінансуючих сторін або установ.

Чим більше джерел фінансування, проєктів, членів або напрямів діяльності має асоціація, тим важливіше мати зрозумілу систему обліку та впорядкований процес передачі документів.

Передача обліку асоціації

Якщо ви хочете змінити бухгалтера або передати облік асоціації бухгалтерській компанії, важливо зробити це акуратно. Передача обліку асоціації має бути зрозумілою, тому що необхідно знати не лише загальні залишки, а й дані щодо членських внесків, фінансування, підтримки, проєктів, заборгованостей, працівників і попередніх звітів.

Під час передачі обліку асоціації зазвичай важливо оцінити залишки головної книги, банківські виписки, документи купівлі та продажу, дані обліку членських внесків, залишки сум фінансування, дані про отримання і використання підтримки, облік проєктних коштів, інформацію про заборгованості покупців і постачальників, дані заробітної плати, інформацію про довгострокові активи, подані декларації та незавершені або такі, що потребують уточнення, питання обліку.

Акуратна передача обліку зменшує ризик того, що помилки попередніх періодів будуть перенесені в подальший облік.

Найчастіші помилки в обліку асоціацій

В обліку асоціацій трапляються помилки, які можуть спричинити проблеми під час підготовки звітів, обґрунтування використання фінансування або підтримки, звітування перед членами чи оцінки фінансового становища організації. Найчастіші помилки:

• неправильно обліковуються членські внески;
• проєктні кошти не відокремлюються від інших доходів;
• неправильно обліковуються суми фінансування;
• не вистачає документів, що обґрунтовують витрати;
• неточно обліковується підтримка;
• декларації подаються із запізненням;
• не звіряються заборгованості постачальникам або покупців;
• неточно ведеться облік заробітної плати;
• незрозуміло документуються компенсовані витрати;
• довгострокові активи не обліковуються або обліковуються неправильно;
• на кінець року не підготовлені дані для фінансової звітності;
• незрозуміло, які кошти і для якої мети були використані.

Професійно ведений облік асоціації допомагає зменшити ризик цих помилок і дозволяє керівнику організації чіткіше бачити фінансове становище.

Чи можна вести облік асоціації самостійно?

Якщо діяльність асоціації дуже невелика, документів мало, немає працівників, PVM, фінансування або проєктних коштів, частину облікових питань можна спробувати вести самостійно. Однак на практиці облік асоціацій часто стає складнішим тоді, коли з’являються членські внески, фінансування, підтримка, проєкти, працівники або кілька джерел діяльності.

Передача обліку спеціалістам особливо корисна, коли асоціація отримує фінансування або підтримку, виконує проєкти, має працівників, потрібно готувати зрозумілі звіти для членів або фінансуючих сторін, використовуються компенсовані витрати, виникають питання PVM, потрібно впорядкувати облік попередніх періодів або керівник хоче більше уваги приділяти діяльності, а не адмініструванню обліку.

Професійний обліковий партнер допомагає зменшити ризик помилок, забезпечити дотримання строків і чіткіше розподілити відповідальність за договором послуг.

Скільки коштує облік асоціації?

Вартість обліку асоціації залежить від обсягу діяльності, кількості документів і складності обліку. Одній асоціації може бути потрібен лише невеликий щомісячний облік, іншій — детальніше ведення обліку з членськими внесками, сумами фінансування, проєктними коштами, працівниками, PVM, довгостроковими активами та додатковими звітами.

• кількість документів купівлі та продажу;
• обсяг обліку членських внесків;
• кількість працівників;
• кількість банківських операцій;
• касові операції;
• обсяг обліку фінансування і підтримки;
• кількість проєктів;
• статус платника PVM;
• кількість довгострокових активів;
• потреба в додаткових звітах;
• потреба в передачі або впорядкуванні обліку;
• обсяг консультацій.

Кожній асоціації пропозицію готуємо індивідуально, оцінивши реальний обсяг обліку. Так клієнт платить за потрібні йому послуги, а не за надлишковий пакет.

Облік асоціацій дистанційно

Облік асоціації може зручно вестися дистанційно. Документи можуть передаватися в електронному форматі, банківські дані надаватися узгодженим способом, а питання узгоджуватися телефоном або електронною поштою.

Дистанційний облік асоціацій дозволяє економити час і зручно співпрацювати незалежно від місця знаходження організації.

Наші принципи роботи

• зрозуміла комунікація з керівником асоціації;
• відповідальне ведення документів і даних;
• дотримання строків;
• конфіденційність;
• індивідуальний підхід відповідно до характеру діяльності;
• практичні рішення без зайвої складності;
• зрозуміла цінова політика за обсягом робіт.

Поширені питання: облік асоціацій

Що таке облік асоціації?

Облік асоціації — це ведення доходів, витрат, документів, банківських або касових операцій, членських внесків, фінансування, підтримки, проєктних коштів, податків, декларацій і фінансової звітності організації.

Скільки коштує облік асоціації?

Вартість обліку асоціації залежить від кількості документів, обсягу обліку членських внесків, кількості працівників, обліку фінансування і підтримки, кількості проєктів, статусу PVM, банківських операцій і потреби в додаткових звітах.

Чи можна вести облік асоціації дистанційно?

Так, облік асоціації може вестися дистанційно. Документи можуть передаватися в електронному форматі, а питання узгоджуються телефоном або електронною поштою.

Чи можете ви прийняти облік уже діючої асоціації?

Так, можемо прийняти облік уже діючої асоціації. Під час передачі важливо оцінити попередні облікові дані, банківські виписки, документи, членські внески, суми фінансування, проєкти, підтримку, декларації та інші важливі питання обліку.

Чи ведете облік проєктних коштів, підтримки та членських внесків?

Так, можемо допомогти вести облік членських внесків, сум фінансування, підтримки і проєктних коштів, щоб було чітко видно, які кошти отримані, на що вони призначені і як використані.

Чим облік асоціації відрізняється від обліку UAB?

Облік UAB найчастіше орієнтований на діяльність комерційної компанії, а в обліку асоціації більше уваги приділяється членським внескам, сумам фінансування, підтримці, проєктним коштам, їх використанню і звітності відповідно до цілей діяльності організації.